Vorige maand organiseerde Syntra Antwerpen samen met Dinobusters een opleidingstraject over digitale transformatie. De deelnemers kregen praktische tools en inzichten mee om hun organisatie klaar te stomen voor de toekomst. We legden ons oor te luisteren bij de cursisten en vroegen hen waarmee ze het hardst worstelen tijdens het installeren van digitale processen. Het vlot meekrijgen van medewerkers en klanten bleek een grote uitdaging te zijn. We lichten drie tips uit in deze blog ter inspiratie.
Tip 1: Begrijp de maturiteit van je organisatie
Eén van de grootste uitdagingen om de organisatie en haar medewerkers mee te krijgen in een verandering, is het kiezen van de juiste snelheid en het best passende niveau om de transformatie in te zetten. Vaak zie je in organisaties dat niet elk team dezelfde competenties of visie heeft rond digitalisering. Daarom is het belangrijk om te begrijpen welke maturiteit de organisatie heeft om het best passende traject te kiezen. We vonden bij het bureau Altimeter slimme inzichten om de maturiteit na te gaan. Het bureau omschrijft 6 stadia waarin je bedrijf zich kan bevinden:
- Business as usual: je doet vooral wat je voorheen altijd deed en je gelooft dat jouw toepassingen nog steeds relevant zijn om sterk te staan in de markt.
- Digitalisering is aanwezig en actief: er zijn toevallige experimenten in de organisatie om meer in te zetten op digitalisering. De processen worden verbeterd en het werk verloopt hier en daar efficiënter onder impuls van (tijdelijke) projecten met enthousiastelingen.
- Digitalisering is geformaliseerd: de experimenten zijn niet meer zomaar per toeval ontstaan en er worden formeel projecten opgezet. De organisatie voorziet een budget om te innoveren en te digitaliseren.
- Strategisch: teams werken samen en delen inzichten over hoe nieuwe technologie het bedrijf sterker en beter kan maken. De teams kunnen dit vertalen naar de strategie van de organisatie en krijgen er ook tijd en middelen voor.
- Geconvergeerd: teams slagen erin om de klant helemaal centraal te zetten in de organisatie en alle bedrijfsprocessen worden continu in die richting gestroomlijnd. Er zijn coaches en projectleiders die de digitalisering op een vlotte manier verbinden met medewerkers en klanten.
- Innovatief en adaptief: digitaal is het nieuwe normaal en maakt deel uit van het dagelijks werk. Iedereen in de organisatie is er zich van bewust dat verandering een contante is. Er ontstaan binnen het bedrijf ecosystemen die trends spotten om die actief toe te passen in de diensten, producten en de manier van werken.
In welke fase zit jouw bedrijf? Werken jullie vooral in een ‘business as usual’ situatie of passen jullie digitalisering al toe op een strategische manier? Als je weet waar je zit, dan is het ook makkelijker om na te gaan wat er nodig is om naar een volgende fase over te gaan. Als je bijvoorbeeld in een ‘business as usual’ situatie zit, dan is het vooral enorm belangrijk om eerst in te zetten op een sterke visie en leiderschap. Zit je al op een strategisch niveau en moet de digitalisering meer geconvergeerd worden naar de klant, dan zal communicatie en het ontwikkelen van teams die in staat zijn de noden van de klanten te begrijpen een must zijn. In de praktijk zien we dat het vaak spaak loopt omdat organisaties vergeten zijn het pad goed te effenen voor zowel de medewerkers als de systemen en de processen. Dit vergt natuurlijk tijd en kan soms frustrerend zijn omdat het allemaal niet snel genoeg gaat. Daarom is het soms belangrijker om even terug met de voeten op de grond te staan en te kijken: waar zitten we nu? Een baby kan ook niet lopen vooraleer ze kan kruipen. Natuurlijk zijn er wilde verhalen over zogezegde digitale disruptie waarbij een brute shortcut genomen wordt naar de volgende fase. Voor grotere, gevestigde bedrijven is dit echter uitzonderlijk omdat het niet altijd evident is om het verleden zomaar weg te vegen.
Tip 2: Leer trends spotten en kansen zien
Weerstand tegen verandering ontstaat vaak door een sterke interne focus. Medewerkers zien vooral hoe de huidige, interne processen werken en zijn er op de één of andere manier aan gehecht geraakt. Veranderen is niet leuk en zorgt ook voor heel wat angst. Twijfel of de nieuwe situatie echt wel een verbetering zal zijn. Een manier om de blik meer naar buiten te krijgen, is door iedereen in de organisatie ’trendwatcher’ te maken. Door trends te spotten, prikkel je de verbeelding en worden dromen wakker gemaakt. Hoe zouden we onze organisatie en ons werk nog beter en makkelijker kunnen maken? Trendwatching klinkt erg moeilijk, maar in de praktijk kan je gerust via een korte workshop of opleiding al meteen aan de slag. Wij gebruiken bijvoorbeeld regelmatig het Trend Canvas van Toolshero om vanuit een trend naar een verfrissend innovatief idee te komen.
Tip 3: Doe een customer journey: zowel intern als extern!
Als we spreken over digitale transformatie, dan spreken we meestal ook over een manier van werken waarbij de klant helemaal centraal komt te staan. Vaak gaan organisaties dan een customer journey doen om te kijken welke behoeften de klanten hebben en hoe ze uiteindelijk tot een beslissing komen om al dan niet een product of dienst te kopen. De customer journey is de afgelopen jaren veel grilliger geworden omdat het aanbod en de manier waarop producten verkocht worden ook sterk geëvolueerd is. Los van de customer journey van de eindklant, worden de interne medewerkers soms vergeten. Welke reis doorloopt een medewerker in de eigen organisatie om de diensten en de producten voor de klanten te maken en te leveren? Hoe vaak loopt iemand vast in de structuren en de processen van de organisatie? Van zodra je de customer journey van de eindklant verbindt met de interne klantbeleving dan ontstaan er heel wat nieuwe inzichten en vooral oplossingen om het geheel erg vloeiend te organiseren. De magie ontstaat om een digitale transformatie in te zetten met een groot menselijk hart.
Ook zin in een masterclass of traject?
Volgend jaar in maart organiseert Syntra opnieuw de opleiding Digitale transformatie in Antwerpen. Hou de website van Syntra in de gaten om er zeker bij te zijn!
Kan je niet wachten en zit je nu al met een aantal uitdagingen waar je hulp bij nodig hebt? Neem dan gerust contact op met ons en we gaan aan de slag.
