De grote lenteschoonmaak in je organisatie

Spring_Cleaning_Tips

Hoera! Na een lange winterse periode is het tijd voor de lente! Zon, bloemetjes en een flinke dosis energie om nieuwe plannen te smeden en erin te vliegen. Typisch aan de komst van de lente, is ook het inzetten van de grote lenteschoonmaak. En waarom dat niet eens doen in je organisatie? Tijd om komaf te maken met taken en situaties die veel tijd, energie en centjes vragen van je bedrijf. We zetten hier een aantal leuke tips op een rij om zuurstof op je werkplek te doen waaien en met een fris gevoel terug van start te gaan.

1. Maak strakke plannen en ruim al die lijstjes eens op

Het gebrek aan een goed plan om de dag te organiseren  is de belangrijkste reden waarom heel wat bedrijven energie en tijd verliezen aan de foute dingen. Door niets in te plannen, vergroot je de kans om telkens reactief op gebeurtenissen te reageren en raak je makkelijk afgeleid. Denk maar aan de collega die plots aan je bureau staat, een berichtje van Facebook die binnenkomt, een zogenaamde dringende mail van je baas,… Maak dus plannen op korte termijn en onderneem zoveel mogelijk concrete acties om te voorkomen dat je op het einde van de dag het gevoel hebt niets te hebben gedaan.

Op zoek naar een leuke app om op korte termijn te plannen? Do It Tomorrow is een handige tool voor mensen die graag op de korte termijn snelle acties in willen plannen.

2. Leer delegeren en maak komaf met het doe-het-zelf syndroom

Volgens een onderzoek van Morgenstern verliezen 75 tot 80% van de kleine -en middelgrote bedrijven heel wat energie aan het fout inzetten van hun medewerkers. Taken waar medewerkers eigenlijk niet zo goed in zijn worden toch toebedeeld met een beetje geknoei als resultaat. Breng eens in kaart welke kennis en vaardigheden iedereen nodig heeft en durf investeren in een goede opleiding om productiever aan de slag te gaan. Blijkt de nodige expertise redelijk ingewikkeld om zelf te doen? Durf dit ook toegeven en investeer dan beter in externe kennis dan zelf hopeloos te blijven aanmodderen met een uiteindelijk verlies als gevolg. Zet dus talenten optimaal in voor een frisser gevoel!

3. Fris je processen op 

Heel wat processen kunnen doorheen de jaren wat verouderd zijn of zelfs vergeten. Stof de processen eens af en kijk eens na welke stappen je allemaal onderneemt om bepaalde doelen in je organisatie te behalen. Zijn die stappen nog logisch? Kunnen die stappen eenvoudiger? Zijn de juiste mensen nog steeds betrokken? Hebben teams de volledige verantwoordelijkheid over bepaalde processen zodat ze zo autonoom mogelijk kunnen werken? Allemaal vragen die de spinnenwebben uit je organisatie kunnen verwijderen.

4. Focus

We worden op het werk continu afgeleid en verschillend onderzoek toonde al aan dat de verleiding om tussendoor leuke dingen op het internet te bekijken erg groot is. Ons brein is niet gemaakt om te multi-tasken en het maakt ons erg moe op het einde van de dag. De uitdaging is dus om zoveel mogelijk focus te proberen houden en alle afleiding weg te werken. Zo kan je bijvoorbeeld jezelf aanleren om je mail maar een paar keer per dag te raadplegen en gefocust te beantwoorden. Maak ook voor jezelf een spelregel rond het surfen op sociale media door er bijvoorbeeld enkel tijdens je middagpauze eens naar te kijken en de push berichten op je telefoon uit te zetten.

Op zoek naar een leuke manier om focus te houden? Installeer Pomodoro of de Tomato Timer en geef jezelf een periode van focus afgewisseld met pauze.

5. Lekken in je financiën repareren

Maak eens een tussentijds overzicht van het geld dat naar buiten stroomt. Zit je niet met een reeks nutteloze abonnementen van tijdschriften die niemand leest? Wordt je begroting gevolgd zoals in het begin van het jaar vooropgesteld? Kijk eens kritisch naar het cijfermateriaal en repareer de lekken die je ziet. Misschien is het ook tijd om een duurzaam beleid te installeren met blik op de volgende winter? Energie besparen en zuiniger met facilitaire processen omgaan kan een boost geven aan je manier van werken.

6. Je klanten terug in beeld brengen

Ben je nog steeds de juiste klanten aan het bedienen? Heel wat bedrijven besteden tijd aan klanten die eigenlijk op het einde van de rit niet veel opleveren of in de marge zitten van je kernactiviteiten. Wat is je ideale klant en hoeveel je er zo’n? Probeer je zoveel mogelijk te richten op die ideale klant en probeer zo meer uit je zaak te halen en tegelijk meer klanten tevreden te maken.

7. Positieve vibes om de dag te kleuren

Probeer leuke dingen te installeren op de werkvloer door bijvoorbeeld medewerkers regelmatig in de bloemetjes te zetten en benoem daarnaast ook de dingen die minder fraai zijn om ze opgelost te krijgen.Oké, dit laatste is een uitdaging. Het gaat over krachten op de werkvloer die telkens zeuren en negatief zijn. Het gaat ook over mensen die niet zo productief zijn. Iedereen ziet het, maar er wordt niet meteen iets aan gedaan. Het is een beetje zoals grote stofnetten die doorheen je huis dwalen, maar nooit aangepakt worden.

Positieve vibes op de werkvloer zorgen ervoor dat mensen zich thuis voelen op het werk. Een lekker ontbijt dat maandelijks georganiseerd wordt, een leuk muziekje tijdens de middag of een initiatief om samen aan sport te doen. Allemaal mogelijkheden om er de nodige ambiance in te brengen.

8. Zet elke dag het raam een uurtje open 

En grote lenteschoonmaak is natuurlijk ook het verluchten van alle kamers door de ramen open te zetten en frisse wind te laten waaien. Neem elke dag de tijd om  uit het raam te kijken en je dag op een rijtje te zetten. Neem de tijd om iets te leren, je dag te evalueren en te kijken wat er allemaal goed en minder goed liep. Kijk naar buiten en zie ook wat er allemaal gaande is zodat je inspiratie opdoet voor de volgende dag.

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: