Maak een groot Yin-Yang-plan voor een straffe communicatie

Ben je ook op zoek naar manieren om beter te communiceren met je klanten en medewerkers? Dan is het mogelijk dat je via Google een zoektocht hebt gedaan naar nieuwe trends en tendensen om je te inspireren.  Je zult merken dat de meeste artikels gaan over nieuwe technologische snufjes om anders en hipper te communiceren. Denk aan Augmented Reality, chatbox, messaging via sociale media, etc… Wat we vaak vergeten is dat dit slechts instrumenten zijn om te communiceren en dat de mensen die achter de knopjes zitten nog voor de grootste impact zorgen. Deze blog geeft inzicht over hoe je de communicatiestrategie van je bedrijf fris kunt houden. Wat heb je nodig om je communicatiestrategie te doen landen? En hoe zit dat nu ook alweer, dat verschil tussen interne en externe communicatie?

De inhoud is belangrijker dan de verpakking

Vorig jaar werd er in sociale media strategieën heel wat ingezet op het hergebruiken van sterk materiaal. Populaire berichtjes worden telkens opnieuw gepost met kleine wijzigingen zoals een andere foto of een andere formulering.  Via split testen worden dan campagnes uitgestuurd en vergeleken met elkaar om te kijken wat werkt en wat niet werkt. Deze tactiek blijft een handige, slimme zet maar we merken nu ook een aantal nadelen om zo te werken. Zo ga je de focus sterk richten op ‘oud’ materiaal. Bedrijven vergeten om te innoveren en nieuwe inhoud te maken. Op die manier dreig je een eendagsvlieg te zijn. Net zoals een popartiest met maar één nummer in de hitparade raakt en daarna een beetje vergeten wordt (of erger: beu gehoord raakt). In de marketing hoor je wel eens: ‘content is king‘. Anno 2018 moet je inhoud meer als je slaaf beschouwen, dan de koning. Door het aanleveren van nieuwe, verrassende inhoud maak je het verschil en blijf je relevant in je vakgebied. Inhoud is met andere woorden een noodzaak om je marketing en communicatie te doen plakken.

Een ander voordeel van in te zetten op sterke inhoud, is de aantrekking van andere expertise en mogelijke partners die je merk of je bedrijf kunnen versterken. Vanuit een klaar, inhoudelijk verhaal is het veel eenvoudiger om dit geur en kleur te geven. Erkennen dat je niet in alles kampioen kunt zijn bij de uitvoering van je communicatie opent de deur om je te omringen met creatieve, verfrissende koppen die zullen zorgen voor de kers op de taart.

Doe de ‘fluff-check’

Van zodra je klaar bent met je inhoudelijke verhaal, dan is het goed om eens de ‘fluff-check‘ te doen. Heb je de neiging om in superlatieven te spreken? Bijvoorbeeld: ‘Dinobusters is de beste changemanager van de wereld‘. In communicatie durven we wel eens gul zijn met woorden zoals de beste, de grootste, de mooiste,… Als je dit soort woorden spot, dan moet je ‘fluff-alarm’ afgaan. Vervang de superlatieven door echte voordelen voor de klant. Waar maak je het verschil en wat typeert je? Als je die vraag kunt beantwoorden, dan zet je de eerste stappen naar een authentieke communicatie.

Het is enorm (oeps! een superlatief…) moeilijk om dit voor jezelf te verwoorden. Wij hebben zelf onlangs de hulp ingeroepen van Vlerick Business School om het voor Dinobusters te doen. Hoezo? Jullie maken toch communicatiestrategieën? Kunnen jullie dat dan zelf niet? Voor onze klanten wel, maar wij doen het vreselijk slecht voor onszelf. Waarom? Omdat het gewoon lastig is om je eigen kind te beoordelen en er niet fluffy over te spreken.

Korte, maar krachtige experimenten met feedback

Er is niets zo moeilijk en makkelijk tegelijk als communiceren. We doen het allemaal en we denken dat onze boodschappen wel begrepen zullen worden. Tot op het moment dat je van die gekke opmerkingen en vragen krijgt. Voorbeeld:

Marie: “Oe?! Is er vrijdag een feestje?”

Lien: “Ik heb je toch een uitnodiging gestuurd op Facebook?”

Dit is nog maar een banaal, alledaags voorbeeld. Communiceren met je klanten en met medewerkers op de werkvloer is nog een paar andere mouwen. Er zijn gelukkig wel wat goede voorbeelden en een basis psychologisch inzicht kan ook helpen om je boodschappen te doen landen. Wat nog het beste werkt is gewoon vanuit een natuurlijke houding communiceren en zo snel mogelijk feedback vragen. Zo ga je misschien op je bek, maar je weet tenminste waarom. Te weinig leren we uit hoe we communiceren en hoe die boodschap dan uiteindelijk geland is. Gewoon durven vragen en er dan iets mee doen.

Door kort op de bal te communiceren en feedback te vragen of te luisteren naar je publiek, krijg je nog een ander interessant voordeel. Stel, je krijgt een gouden kans om je expertise als bedrijf te tonen op een congres. Je zou je communicatie volledig kunnen richten op het moment dat je daar bent en nadien er bijvoorbeeld een leuke blog over schrijven. Als je echter een aantal weken voor de start van het congres al wat ruis begint te maken en kort in dialoog gaat met je klanten en je publiek, zorg je niet alleen voor een spanningsboog waarbij mensen beginnen uit te kijken naar het moment, maar kan je ook feedback meenemen om verder te gebruiken in je campagne. Op die manier heb je door korte, krachtige opeenvolgende communicatiemomenten het effect vergroot en duiken er zelfs hier en daar ambassadeurs op die mee je verhaal gaan vertellen.

Maak het grote Yin Yang plan

De communicatiestrategieën van vandaag zijn steeds minder een intern versus extern verhaal. Bedrijven die nog steeds de opsplitsing maken tussen interne en externe communicatie, missen voor een stuk de boot. De reden is simpel: alles wat intern leeft komt vroeg of laat ook naar buiten. Alle medewerkers hebben de dag van vandaag een smartphone en durven wel eens iets op de sociale media zetten over het werk. Denk ook aan mails die lekken of een stoute hacker die alles publiek zet. Ingewikkelde interne procedures stralen ook af op de buitenwereld. Denk bijvoorbeeld aan een bureaucratisch systeem waarbij de klant van het kastje naar de muur gestuurd wordt of formulieren die de klant moet invullen met gegevens die net iets relevanter zijn voor de interne werking dan voor de klant zelf.

Wie een communicatiestrategie maakt, denkt best in termen van Yin en Yang: een ineenvloeien van de interne en de externe communicatie. Interne medewerkers praten met klanten en betrekken hen zelfs in het verder uitwerken van een sterke toekomst voor het bedrijf. Vanuit de organisatie kun je nog informeren, maar heel snel kaatst de informatie terug en word je uitgedaagd om in dialoog te gaan.

Denk na over hoe je intern en extern communiceert om je diensten te verbeteren, te informeren over wat je doet, hoe je medewerkers en klanten actief betrekt en hoe je zorgt voor binding. Zit je zwaartepunt op het verbeteren en informeren? Dan heb je een beetje teveel Yin en ben je naar binnen gericht. Ben je heel sterk gericht op het betrekken en het binden? Dan ben je erg naar buiten gericht en is de Yang factor hoog. Beiden moeten een dynamiek vormen en impulsen geven aan elkaar. Maak met andere woorden een groot Yin Yang plan voor je communicatie en…may the force be with you.