En toen werd er mij iets toevertrouwd: de rol van officieuze vertrouwenspersoon

  • by

In de krant lezen we de afgelopen weken heel wat over grensoverschrijdend gedrag bij organisaties. Dat kan gaan over seksueel overschrijdend gedrag, maar ook over geweld of pesterijen. Telkens opnieuw komt daarbij de vraag: hadden we dit kunnen voorkomen?

Bepaalde, grotere organisaties hebben officieel een vertrouwenspersoon. Die rol is juridisch sterk uitgewerkt en vormt vaak een team met de preventieadviseur. En toch blijkt de drempel soms hoog om moeilijke kwesties te bespreken.

Veel medewerkers weten ook niet hoe met zo’n situaties om te gaan als ze er getuige of zelfs slachtoffer van zijn. Hoe kun je de officieuze rol van vertrouwenspersoon invullen? We geven in deze blog een aantal inzichten en tips mee.

De aap op de schouder

In de wandelgangen gonst het. Mensen worden in vertrouwen genomen. Er wordt iets gezegd. Geruisloos verdampen de woorden. Het is geweten, maar er wordt niets gedaan. Een gevoel van machteloosheid komt naar boven. Sommige jobs nodigen uit om ‘officieus’ vertrouwenspersoon te zijn. Ze zitten niet in het officiële welzijnsbeleid van de organisatie en hebben ook geen protocol. Medewerkers komen terloops langs en babbelen. Soms luchtig, maar soms ook ernstig. En dan zit er een aap op de schouder. Wat doe je als iemand plots komt vertellen dat er in een team foute dingen gebeuren? De informant vroeg immers om ‘het onder ons te houden’. De angst voor represailles en geen klikspaan willen zijn.

Het preventief welzijnsbeleid is een formeel beleid. Ondanks de officiële vertrouwenspersonen enkel informeel mogen handelen volgens het juridisch kader, blijft er een formele perceptie. Dat komt omdat het een ‘functie’ is. Mensen kiezen uiteindelijk zelf hun vertrouwenspersoon. Een persoon die luistert en waar ze het gevoel hebben veilig te zijn.

Het is voor het luisterend oor moeilijk om van die aap op de schouder af te geraken. Dat komt omdat het welzijnskader vaak vergeet linken te leggen met de ‘onderwereld’. Dat is nochtans de sleutel om uit deze doodlopende straat te geraken. Maar hoe doe je dat?

Wie is de ‘wijkagent’ van jouw organisatie?

Een officieuze vertrouwenspersoon heeft eigenlijk meer troeven in handen dan een officiële. Een officieuze vertrouwenspersoon is niet gebonden aan regels. Dat zorgt voor meer bewegingsruimte, al is het op glad ijs. Als iemand in vertrouwen genomen wordt, dan is telkens het dilemma: wat kan ik nu verder ondernemen? Je kunt het vertrouwen niet schaden van de persoon die bij jou komt, dus het is erg belangrijk om goede afspraken te maken. Wat verwacht je van mij nu je dit hebt verteld? Eens de verwachtingen duidelijk zijn, dan kan er iets gebeuren.

Eigenlijk zouden officieuze vertrouwenspersonen kleine ‘wijkagenten’ moeten zijn. Ze staan tussen de medewerkers, weten wat er leeft en kennen nagenoeg iedereen in de organisatie. Ze hebben een sterk netwerk en weten waar aan te kloppen als er iets gedaan moet worden. Ze kunnen ook goed omgaan met informatie en slagen erin om mensen te verbinden met elkaar.

Maar wie is de wijagent? Wie durft de signalen op te vangen en daar ook werkelijk iets mee doen? In principe kan je in elk team van de organisatie zo’n informele rol toekennen. Belangrijk is wel dat de casting goed gebeurt en een kader wordt geschreven die ook lijnen trekt naar het officiële welzijnsbeleid. De waarden en normen moeten helder zijn en gedeeld, in zowel het officieuze als het officiële circuit. Zo staat de ‘wijkagent’ niet helemaal alleen om beslissingen te nemen.

Een bijkomende troef is het herkenen van ‘systeemfouten’. Soms bieden systemen in organisaties de gelegenheid om meer grenzen te gaan overschrijden.

Systemen en gedrag

In de case van BASF, bijvoorbeeld, lazen we in de krant dat er een jongen mishandeld werd door zijn ploegbaas. Het ploegensysteem zou een gesloten wereld zijn. Medewerkers durven bovendien geen klacht indienen uit angst voor represailles of zelfs ontslag. De ploegbaas evalueerde immers de medewerkers die onder hem vielen. In dit voorbeeld zie je duidelijk dat er een paar systeemfouten zijn ontstaan.

De evaluatie gebeurt hier door één persoon en tegelijk is er geen enkele andere leidinggevenden die in de ploeg van de dader de revue passeert. Er is geen sociale controle. Een oplossing kan zijn, door de evaluaties open te trekken en 360° te organiseren en ploegbazen te laten roteren in de ploegen.

Een gelijkaardig voorbeeld van systeemoplossingen, zien we ook in het hoger onderwijs ontstaan. Vroeger zag je dat lectoren of professoren alleen stonden voor een klas. Ze waren heer en meester van hun opleiding én hun studenten. Nu zie je dat er steeds meer ingezet wordt op co-teaching. Teams van lectoren die samen zorg dragen voor opleidingen en elkaar steunen. Dit vooral vanuit een positieve insteek, namelijk om de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren. Als neveneffect zal deze aanpak ook tot gevolg hebben dat er grensoverschrijdend gedrag minder kansen krijgt om toe te slaan.

Leer de drama-driehoek herkennen

Als er iemand zijn hart komt luchten bij een vertrouwenspersoon, dan is de kans groot dat er ongemerkt een ‘drama-driehoek’ ontstaat. Een dramadriehoek ontstaat door hoe mensen zich positioneren in een gesprek. Vaak zie je drie mogelijke rollen ontstaan:

  • De redder: helpt steeds mensen, zelfs als ze daar niet expliciet om vragen
  • Het slachtoffer: voelt zich machteloos en gaat zich vaak ook erg zielig gedragen
  • De aanklager: klaagt mensen aan en wijst vaak op de fouten die gebeuren

Het is mogelijk dat een redder plots een aanklager wordt. Dat kan gebeuren als het slachtoffer de hulp blijft weigeren en in zijn zielige positie blijft hangen. Als vertrouwenspersoon is de kans groot dat er ofwel een klacht bij jou komt, ofwel iemand die zichzelf als slachtoffer ziet. Een valkuil hierbij is, dat de officieuze vertrouwenspersoon plots reddingsacties begint op te zetten, terwijl het in die situatie misschien niet meteen nodig is.

Stap één is dus zich een beetje inhouden redder te zijn en eerst te verkennen wat de concrete feiten zijn. Je bent als het ware een ‘neutrale waarnemer’. Daarna kan de officieuze vertrouwenspersoon wel op een positieve manier gaan helpen en duidelijke afspraken maken. Als je die stappen vergeet te nemen, dan bestaat het gevaar dat je als het ware opgegeten wordt door de drama-driehoek en continu in cirkels blijft draaien. Dat is trouwens ook het recept bij uitstek om uiteindelijk niets te ondernemen.

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.