Het jaar 2020 zal in ons collectief geheugen gegrift staan. Op vrijdag 13 maart kreeg de Belgische bevolking te horen dat het land in lockdown moest gaan omwille van COVID-19. Enkel voor noodzakelijke verplaatsingen mocht je je huis verlaten. Wie van thuis uit kon werken, moest dat doen. Wie toch op locatie werkte, deed dat onder strikte voorwaarden. De tweede golf is aan de gang en opnieuw komen er veel onzekerheden naar boven. Hoe zal de gezondheid van de bevolking verder evolueren? Hoe kunnen we de economie terug overeind laten komen? Welke jobs zullen verdwijnen en welke nieuwe jobs zullen ontstaan?
Het is duidelijk dat de toekomst braakliggend terrein is. We weten het niet, maar tegelijk hopen we op het beste. Net dit gevoel van onzekerheid brengt veel angsten met zich mee. Het perspectief is nog niet helder. Deze tekst wil alles op een rij zetten. Helpen om werken en leven tijdens een pandemie veilig te laten verlopen. Tonen hoe je je klaar kunt maken voor de toekomst als organisatie, samen met je collega’s.
Welkom in je persoonlijke Hollywoodfilm
Hollywood had het ongetwijfeld niet beter kunnen verzinnen. Een virus teistert de wereld en iedereen loopt potentieel gevaar. Super Verspreiders vertonen geen symptomen. En toch…we relativeren soms het gevaar. En dan duikt het terug op. Tijdens de eerste lockdown in maart deed IDEWE samen met KULeuven meteen een onderzoek naar het welzijn van de bevolking. Wat bleek? Eén op de twee werkende mensen voelt zich angstig en/of depressief. Mensen voelen zich gespannen en zijn tegelijk erg alert. We voelen ons niet op ons gemak. Er is ook een stijging van huiselijk geweld. De zenuwen lopen op en er is amper een klankbord of een uitlaatklep.
Daarnaast is er ook een groep mensen die zich net erg goed voelt door de lockdown. Eindelijk tijd om meer de kinderen te zien, te rusten, in de buitenlucht te vertoeven. Bezinning ook over het leven en waarmee we bezig zijn. Mensen besluiten net nu om van job te wisselen.
Verschillende emoties poppen op in de samenleving. Sommigen zijn boos. Boos op het virus, boos op de overheid, boos op iedereen. Anderen zien het dan weer erg rooskleurig: eindelijk een crisis die een positieve wending zal geven aan de samenleving. Plannen smeden, nieuwe uitdagingen zoeken en daar erg veel goesting in hebben. Daarnaast zie je ook mensen die denken dat de wereld nu écht wel zal vergaan. Er is uitputting en een depressief gevoel. En tot slot, is er ook een groep die zich er niets van aantrekt. Ze geven geen energie aan wat er aan het gebeuren is en blijven er zorgeloos bij.
Deze vier emoties, die samengevat staan in onderstaand schema, kleuren de dag. Als je op het werk te maken hebt met meerdere medewerkers dan zul je zien dat één of meerdere van deze emoties aanwezig zullen zijn. Afhankelijk van hoe iemand omgaat met deze crisis, krijg je dus een ander manier van communiceren. Dit kan een conflict teweeg brengen tussen collega’s. Deze die door de crisis bijvoorbeeld gefrustreerd zijn, zullen niet begrijpen waarom iemand erg optimistisch en vrolijk met de dingen omgaat.
Deze onderlinge spanning is niet comfortabel en zorgt voor stress, maar ook voor een onveilig gevoel. Door ander gedrag te zien dan dat wat jij als juist ziet, ontstaat een gevoel van wantrouwen. We gaan allemaal op onze eigen manier om met het virus. Zich veilig voelen in deze context is enorm subjectief, zelfs al weten we rationeel wat er nodig is om een veilige omgeving te creëren. Daarom zal een persoonlijke dialoog met je medewerkers cruciaal zijn om samen die nieuwe, veilige werkvloer te maken.
Hallo, thuiswerk
Ongeveer 40% van de huidige jobs laat toe om thuis te werken. In de praktijk werkte voor de crisis slechts 11% regelmatig van thuis uit. De crisis heeft dat cijfer waarschijnlijk wat naar omhoog geduwd, maar nog niet revolutionair.
Thuiswerk is al een paar decennia in volle evolutie. De meeste medewerkers hebben wel al eens gehoord van New Way of Working (NWoW), dat vooral destijds door Microsoft op de kaart is gezet. Het was in mei 2005 (20 jaar geleden dus), dat Bill Gates de medewerkers van Microsoft inspireerde met een nieuwe visie op werk. Er verscheen een white paper en los van het Microsoftverhaal werd er ook in Nederland enorm geëxperimenteerd met meer flexibele werkorganisaties.
Thuiswerk is niet voor iedereen
Ondanks het concept van het nieuwe werken al twintig jaar bestaat, bleek het tijdens de coronacrisis niet altijd even evident en was eigenlijk toch minder ingeburgerd dan verwacht. Thuiswerk, waarbij iedereen van het gezin thuis is, lokte heel wat stress uit. Hoe gefocust werken terwijl het huishouden dwars doorheen de dag kruist? Mensen met jonge kinderen bleken het extra lastig te hebben. De zorg voor een jong kind is ook een fulltime job. Daarnaast is niet iedereen even goed gehuisvest om te beschikken over een comfortabel thuiskantoor. Terwijl het de afgelopen jaren een trend was om steeds kleiner te gaan wonen in steden, merkten nu veel mensen dat het minder fijn is om onvoldoende ruimte te hebben. Ruimte hebben bleek niet alleen een luxe, maar ook een toegevoegde waarde voor het welzijn.
Maar niet iedereen kan het zich financieel veroorloven om groter te wonen en daardoor kwam er meteen een extra dimensie bovenop: de kloof tussen arm en rijk werd scherper. Gezinnen die niet beschikken over een computer of een fatsoenlijke internetaansluiting. Werken was plots een fenomeen voor de ‘happy few’. Wie bezig kon blijven, hoe lastig het ook was, voelde zich over het algemeen beter dan de mensen die zonder job vielen.
Het vervagen van organisatiegrenzen
Thuiswerk doet ook de grenzen vervagen. Ongeveer 7 jaar terug werd er bij het lerend netwerk VOV een congres uitgewerkt om te ontdekken hoe mensen zullen leven en werken in de toekomst. Er werd toen een trendanalyse gemaakt en daaruit kwam reeds dat bedrijven die zich flexibeler organiseren, meer te maken krijgen met organisatiegrenzen die vervagen. Dit wil zeggen dat het verschil tussen werk en privé minder uitgesproken is. Heel wat mensen bleken toch een behoefte te hebben aan een soort mentale of zelfs fysieke grens tussen werk en privé.
Ook zagen we toen al de opkomst van organisaties die veel meer gingen samenwerken in plaats van elkaar te beconcurreren. Door in te zetten op een New Way of Working, werd als het ware de deur opengezet voor het installeren van netwerkorganisaties. De mooiste experimenten hiermee zagen we binnen overheden. Bijvoorbeeld Kind en Gezin die samen met haar stakeholders de Huizen van het Kind heeft ontwikkeld. Een huis waar verschillende diensten onder één dak zitten en meer samenwerken. Het succes hiervan is grotendeels te danken aan een open mindset bij de medewerkers en de inzet op een cultuur van vertrouwen.
Kortom, thuiswerk kan enorme positieve veranderingen met zich meebrengen, op voorwaarde dat er een goed kader is en dat de cultuur van de organisatie helemaal mee is in het verhaal. Je moet ook in je beleid aandacht hebben voor de jobs die niet in de mogelijkheid zijn om dit vanop een afstand te doen. Ook is het zo dat mensen die een job doen op locatie (vb kinderverzorgsters, laboranten, dokters, poetshulpen,…) het vaak erg leuk vinden om op die manier bezig te zijn. Thuiswerk geeft in sommige gevallen dan minder arbeidsvreugde. Bij het ontwerpen van jobs op de werkvloer is dit een aandachtspunt in functie van welzijn.
Design de toekomst, samen met je organisatie
De wereld was voor de pandemie reeds complex. Door de technologische evolutie ging de manier waarop we kunnen communiceren in een stroomversnelling. Informatie delen was nooit zo makkelijk en moeilijk tegelijk. Langs de ene kant krijg je elke dag een flinke dosis informatie in je bakje gegooid en langs de andere kant merken we dat ons brein niet meer in staat is dat fatsoenlijk te verwerken. Er zijn trucjes om dit beter te doen, zoals ‘Getting Things Done’ of de Pomodoro Techniek. Maar het blijft al bij al een flinke uitdaging om de focus erin te houden en de controle te houden over wat er allemaal de revue passeert. Laat staan om dan voorspellingen te maken over de toekomst. Mensen houden van houvast en een vorm van zekerheid. Mensen willen perspectief en weten hoe hun toekomst er min of meer zal uitzien. Als er geen perspectief is, dan worden de meeste mensen depressief of moedeloos.
Leer scenario’s ontwikkelen
Dé uitdaging van de komende jaren zal zijn het leren werken met scenario’s. Zowel voor jezelf als voor de organisatie waar je werkt. Er bestaat niet één toekomst, maar er zijn verschillende richtingen die mogelijk zijn en dat is sterk afhankelijk van hoe de context verder evolueert. Je kunt jezelf voorbereiden op iets wat komen gaat en minstens een paar plannetjes klaar hebben. Dat geeft een vorm van rust in het hoofd en tegelijk een boost aan je motivatie om toch een droom na te jagen. Want als er één ding is dat we samen niet mogen afleren, dat is dromen over een mooie toekomst en nadenken over hoe we die kunnen waarmaken.
In het boek ‘Toekomstmakers’ van Gosselin & Tindemans wordt uitgelegd hoe je zo’n scenario’s kunt maken en waarom dat belangrijk is. Op basis van onderzoek is gebleken dat modellen op basis van historische data waardeloos bleken om de toekomst te maken. Dit komt omdat er teveel nieuwe onzekerheden ontstaan en de context van vandaag te sterk verschilt van deze van het verleden. Je moet dus durven vooruit denken en een alternatieve toekomst bedenken die je dan al doende uittest in je organisatie.
De complexiteit omarmen
Door scenario’s uit te werken ga je bewust de complexiteit van de wereld reduceren. Je gaat je focussen op één trend die mogelijks een grote impact heeft op jezelf en je organisatie. Wat is het beste en het slechtste scenario dat ons kan overkomen? Bijvoorbeeld de pandemie. In het beste geval wordt er een vaccin gevonden en kunnen we na een overgangsperiode terug ‘normaal’ werken. We nemen de geleerde lessen mee en verbeteren hier en daar onze organisatie. We hebben bijvoorbeeld ontdekt dat thuiswerk minder files teweegbrengt en er tegelijk minder tijd verloren wordt…
In het slechtste geval blijven we voor vele jaren geconfronteerd met het virus en ontstaan er snel nieuwe epidemieën. Leven met een dodelijk virus is het nieuwe normaal en we moeten grondig onze manier van werken en leven bijsturen…
Door scenario’s uit te werken, geef je zelf het antwoord op onduidelijkheden. Je bent als het ware je brein aan het leren om enerzijds om te gaan met een nieuwe toekomst en tegelijk stel je nieuwe doelen. Als je elke dag stilstaat bij kleine overwinningen die je realiseert, dan maken onze hersenen extra dopamine aan. Je wordt er met andere woorden gelukkig van. En het is net die kracht die we nodig hebben om een crisis te overleven. Stilstaan bij een slimme strategie en tegelijk de motivatie vinden om elke dag vooruit te gaan.
Bouw flexibele squads
Stanley McChrystal, een Amerikaanse generaal, heeft via zijn boek ‘Team of Teams’ proberen aantonen hoe je als organisatie flexibel kunt reageren op een veranderende omgeving. Vanuit zijn militaire ervaring botste hij op het veld op heel veel onzekerheden en dan is het belangrijk om goed te kunnen anticiperen op de context. Je moet in staat zijn om erg helder te communiceren en iedereen moet weten waarom een bepaalde actie wordt gedaan.
Van hiërarchie naar squad
Organisaties zijn dan niet klassiek hiërarchisch georganiseerd, maar bestaan uit verschillende squads. Een squad is een team dat over specifieke talenten beschikt om een probleem op te lossen en staat ook in verbinding met andere squads. Tussen de squads, lopen verbindingsofficieren. Dat zijn mensen die een sterke communicatie rol hebben, motiveren de squads en waken erover dat alle kennis goed wordt gedeeld tussen elkaar. Eilandjes mogen absoluut niet ontstaan in zo’n formatie. Iedereen moet samen aan één, concreet doel werken. Er is een ‘common purpose’: dit is een gemeenschappelijk ‘waarom’ dat heel helder is voor iedereen en duidelijk maakt wat de toegevoegde waarde is van de organisatie.
De brein trainen (hallo, neocortex…!)
Wat gebeurt er in ons brein als we als team problemen oplossen en leren werken met toekomstbeelden? Dit stimuleert onze neocortex. Dit gedeelte van de hersenen is vooral in staat om onze emoties te regelen, te reflecteren over jezelf en problemen op te lossen. Dit vergt training en oefening. Hoe minder je uitgedaagd wordt om te leren omgaan met een veranderende omgeving, hoe ‘primitiever’ je zult reageren. Een primitieve reactie is vechten, vluchten of bevriezen. Een natuurlijke reflex om jezelf te beschermen bij gevaar. Elke onzekere situatie kan een onveilig gevoel uitlokken. Om de angst te overwinnen en de reflex te leren maken om aan de slag te gaan met een probleem, is er dus training nodig. Doe regelmatig eens iets nieuws. Ga uit je comfortzone en voel wat dit met je doet. Feel the fear and do it anyway…
Aan de slag!
We weten het, de tijden zijn onzeker en dat is niet makkelijk. We kunnen het ook niet genoeg herhalen: organisaties zullen zichzelf in de nabije toekomst continu moeten heruitvinden. De uitdaging wordt vooral te investeren in het leren omgaan met verandering en jezelf hierin uit te dagen. We zullen een ‘andere’ versie van onszelf moten worden, zowel op niveau van ons individueel gedrag (afstand houden, handen wassen, mondmaskers dragen, …) als op ons organisatieniveau. Dus kijk naar je visie en strategie, daag uit en kijk naar de toekomst. Hoopvol. Want samen kunnen we deze pandemie aan – al wachten ons ongetwijfeld … uitdagende weken en maanden.
Dus voor jullie allemaal: #StaySafe <3
En weet: you never walk alone 😉 – ook nu bereikbaar voor(online) trainingen en webinars 
